[책] 깔끔한 업무관리,정리정돈

깔끔한 업무관리 정리정돈(선데이 타임스 5) 상세보기

존 콘트 지음 | 비즈니스맵 펴냄

비즈니스맨에게 꼭 필요한 업무관리 및 정리정돈 기술! 입차 3~5년 차에게 필요한「선데이타임스 시리즈」다섯 번째 이야기『허둥지둥 허대리도 하는 깔끔한 업무관리·정리정돈』. 이 책은 직장인들이 꼭 알아야 할 업무관리 및 정리정돈 기술을 총정리하였고, 재미있는 일러스트, 심플한 도표와 다양한 사례를 곁들여 쉽게 이해하고 활용할 수 있도록 하였다. 많은 사람들이 체계적으로 업무관리를 하지 못하는 이유를 설명

1. 효율적인 업무 방식을 유지하기 위해서는...

- 가장 처리하기 힘든 업무가 무엇인지 파악하고 에너지가 최고조에 이르는 시간에 처리한다.

- 업무 성격에 따라 적절한 스케쥴을 잡는다

- 긍정적인 습관을 기르고 부정적인 습관은 버린다.

- 체계적인 단계를 거쳐 결정을 내린다.

2. 이해력을 높이기 위한 미리 읽기

문서의 전체 구조를 파악하며 정보를 읽으면 더 빨리, 더 효율적으로 읽을 수 있다.

a. 본격적으로 읽기 전에 목차와 서문,요약과 결론을 훑어본다.

b. 텍스트를 훑어보면서 핵심구조와 주장을 파악한다. 특히, 단원별 요약 부분을 유의해서 보면 핵심 내용을 빨리 파악할 수 있다. 텍스트가 주장하는 바를 소개하고 요약하여 보여주기 때문이다.

3. 본문을 본격적으로 읽는다. 위의 단계를 거친 후 읽는 것이기 때문에 아무것도 모르는 백지 상태가 아니라 빠진 부분을 채운다는 느낌으로 집중해야 할 부분과 그냥 넘겨도 될 부분을 구분해서 읽을 수 있다.

b. 중요한 내용에 집중한다.

항상 "이 글을 읽는 목적이 무엇인가"하는 질문을 염두에 두고 읽어야 한다.그래서 이미 알고 있거나 흐름상 불필요한 구절 등을 지나쳐가고 중요한 내용에 집중해야 한다

c. 정기적으로 읽는 시간을 마련한다.

집중력이 가장 떨어지는 시간을 읽는 시간으로 정한다. 읽는데 할애하는 시간은 되도록 짧게 잡고 그 시간에 맞는 적절한 분량을 정해 읽는다. 이렇게 하면 업무 흐름이나 전체적인 생산성에 크게 영향을 주지 않으면서 업무 활동에 변화를 줄 수 있고 능률도 오른다.

3. 기억하려고 하면 할수록 기억력은 향상된다.

기억력을 높이기 위한 방법

a. 항상 질문을 하며 읽는다

이 글을 읽는 목적은 무엇인가? 이미 알고 있는 내용과 얼마나 유사한가?

b. 읽고 있는 글의 전체적인 패턴을 파악한다.

전체 구조와 세부적인 내용이 어떻게 주제를 뒷받침하는지 생각해 가며 읽으면 내용을 더 잘 기억할 수 있다.

c. 능동적으로 받아들여라

자신의 말로 요약해 보거나 여백에 핵심 내용을 적어둔다. 다른 사람과 내용에 대해 얘기해보거나 실행에 옮겨보는 것도 좋다.

d. 의식적으로 정보를 연관시켜라

연상법을 이용해 의식적으로 세부내용을 기억하라

e. 중요한 정보는 반복하여 장기 기억으로 만든다.

글을 잃은지 10-15분 후에 다시 읽고 다음날 반복해서 읽으면 효과가 크다. 전문가들은 확실한 장기기억으로 만들기 위해 일주일 뒤와 한달 뒤에도 반복해서 읽을 것을 권한다.

4. 업무에 따른 우선순위

                                         중요성 높음
            Rank2                                                Rank1
            B. 중요하지만                                     A. 중요하고
           긴급하지 않은 일                                 긴급한 일


긴급성 낮음                                                                         높음

           Rank 4                                               Rank3
           D. 중요하지도                                     C. 긴급하지만
           긴급하지도                                         중요하지
           않은 일                                              않은 일
                                              낮음

5. 계획표는 연간,분기별,월간,주간,일일 계획표를 세운다.

6. 일일 계획표는 다믕 3항목으로 구분해 우선순위를 정해두면 된다

a. 오늘 반드시 끝내야 할 일
b. 오늘 해두어야 하는 일
c. 시간이 나면 처리해두는게 좋은 일

7. 내일 계획은 오늘 세운다.

8.집중력이 가장 높은 시간대를 찾자

회의, 전화통화, 프리센테이션, 정리, 자료읽기, 보고서 작성 등의 주요 업무들을 늘어놓고 어느 시간대가 가장 적합할지 생각해 보고 그 시간대로 스케쥴을 짠다.

9. 신체리듬에 귀를 기울인다.

업무진행이 잘되는 날은 여세를 몰아서 계속 진행하여 컨디션이 안 좋은 날을 대비하라

10. 집중력과 동기를 유지하는 방법

a. 휴식시간은 짧게,정해진 시간에 갖는다.
b. 맡은 업무마다 시한을 분명히 정한다. 일반적으로 업무당 30분에서 1시간이 적당하다.
c. 쉬기전에 다음 업무를 몇분간 훑어본다. 이렇게 하면 진행하던 업무에 복귀하는것이라 휴식후 바로 집중할 수 있다.
d. 휴식시간에는 지금까지 하던 일과는 다른 업무를 해야 한다. 그리고 휴식이 너무 길어지면 다시 집중하기 어려워지므로 짧게 휴식을 가져야 한다.
e. 습관의 힘을 활용하라. 하루에 집중할 수 있는 에너지의 양은 한정되어 있다. 때문에 생산적으로 에너지를 써야 한다. 습관적으로 하는 업무가 많아지면 그만큼 더 많은 에너지를 창의성이 필요한 업무에 쏟을 수있다.
양치질하면서 다른 생각을 할 수 있는 것과 마찬가지이다.